Bezpieczeństwo danych kancelarii i tajemnica zawodowa

Bezpieczeństwo danych kancelarii to zestaw zasad i zabezpieczeń, dzięki którym informacje objęte tajemnicą adwokacką i radcowską widzą tylko osoby, które muszą je widzieć, a dane klientów nie są przechowywane dłużej, niż to potrzebne. Na tej stronie opisujemy, jak Jurysci szyfruje dane, jak długo je przechowuje, kto ma do nich dostęp i jak kancelaria może to sprawdzić.

Bez prowizji od honorarium · Bez opłat za zapytania · Szyfrowane połączenie i opis sprawy

Najważniejsze zasady

Połączenie z Jurysci jest szyfrowane, a opis sprawy od klienta jest dodatkowo szyfrowany w bazie danych.
Opis zapytania klienta jest usuwany po 90 dniach od potwierdzenia.
Zapytania, których klient nie potwierdził kodem z maila, są usuwane po 30 dniach.
Dostęp do spraw ma tylko zespół kancelarii, a w planie Większa kancelaria wyłącznie osoby przypisane do sprawy.
W planie Większa kancelaria dziennik zdarzeń zapisuje, kto otworzył akta i kto wysłał pismo.
Kancelaria zawiera z Jurysci umowę powierzenia przetwarzania danych.

Tajemnica zawodowa w oprogramowaniu kancelarii

Adwokat i radca prawny odpowiadają za zachowanie tajemnicy zawodowej także wtedy, gdy przechowują dokumenty w programie, a nie w szafie. Dlatego Jurysci jest zbudowany wokół zasady, że dane sprawy należą do kancelarii i widzi je tylko jej zespół. W planie Większa kancelaria dostęp wynika z przypisania do sprawy, a nie z samego posiadania konta. Jurysci nie jest stroną umowy między klientem a kancelarią i nie udziela porad prawnych, a dane spraw przetwarza wyłącznie po to, żeby kancelaria mogła z nich korzystać.

Szyfrowanie danych

Cała komunikacja między przeglądarką a Jurysci odbywa się szyfrowanym połączeniem. Opis sprawy, który klient wpisuje w formularzu, jest przed zapisem szyfrowany w bazie danych, więc nie leży w niej otwartym tekstem. Do logowania nie używamy haseł, które można zgadnąć albo wykraść z innej usługi: kancelaria loguje się kodem jednorazowym wysyłanym na potwierdzony adres e-mail.

Jak długo przechowujemy dane

Krótka retencja opisu zapytania wynika z tego, że opis może zawierać dane szczególnych kategorii, na przykład o zdrowiu, i dane o wyrokach skazujących. Przechowujemy go tylko tak długo, jak potrzebuje tego kancelaria, żeby odpowiedzieć klientowi i przyjąć sprawę.

Retencja

Opis zapytania klienta: 90 dni od potwierdzenia, potem opis jest usuwany
Zapytanie niepotwierdzone kodem z maila: usuwane po 30 dniach
Sprawy, akta i dokumenty kancelarii: przez czas trwania umowy, zgodnie z decyzją kancelarii
Dane po rezygnacji kancelarii: przekazywane kancelarii na jej prośbę, a potem usuwane

Uprawnienia do spraw

W planie Większa kancelaria każda osoba ma rolę: partner, prawnik, aplikant albo sekretariat. Rola określa, co dana osoba może zrobić (zobaczyć, edytować, wysłać pismo, zarządzać zespołem), a przypisanie do sprawy określa, których spraw to dotyczy. Aplikant widzi tylko sprawy, przy których pracuje, a sekretariat może obsługiwać terminy i korespondencję bez wglądu w pełne akta, jeśli tak ustawi partner.

W planie Kancelaria sieciowa logowanie działa przez SSO kancelarii (SAML, OIDC), z polityką haseł i sesji ustaloną przez dział IT kancelarii.

Dziennik zdarzeń

Dziennik zdarzeń w planie Większa kancelaria i wyższych zapisuje, kto i kiedy otworzył akta, pobrał dokument, zmienił termin albo wysłał pismo. Partner zarządzający może sprawdzić historię dostępu do każdej sprawy, a w razie wątpliwości wie dokładnie, kto miał kontakt z dokumentem.

AI a dane spraw

Akta i dokumenty wgrane do analizy przez Jurysci AI są częścią sprawy i podlegają tym samym uprawnieniom co reszta sprawy. Wynik analizy widzą tylko osoby z dostępem do sprawy, a w planie Większa kancelaria wyłącznie osoby do niej przypisane. Akta i opisy spraw przetwarza na nasze zlecenie dostawca modelu AI, na podstawie umowy powierzenia, bez użycia ich do trenowania modeli. Demo analizy akt na stronie AI dla prawników działa w przeglądarce, a wklejony tekst nie jest wysyłany na serwer.

Umowa powierzenia przetwarzania danych

Kancelaria jest administratorem danych swoich klientów, a Jurysci przetwarza je w jej imieniu. Dlatego z każdą kancelarią zawieramy umowę powierzenia przetwarzania danych, zgodnie z RODO. W planie Kancelaria sieciowa umowę powierzenia zawieramy na wzorze kancelarii. Pytania o umowę powierzenia prosimy kierować na adres kontakt@jurysci.pl.

Dane klienta, który wysyła zapytanie

Klient, który opisuje sprawę w formularzu kancelarii albo na portalu, wyraża zgodę na przetwarzanie danych w celu przekazania zapytania kancelariom. Opis sprawy widzą wyłącznie kancelarie, którym zapytanie zostało przekazane. Klient może w każdej chwili poprosić o usunięcie swoich danych, pisząc na adres kontakt@jurysci.pl. Zasady przekazywania zapytań opisujemy na stronie zapytania klientów.

Dla partnera zarządzającego

Czas: każde zapytanie przychodzi jako gotowa karta sprawy, bez oddzwaniania po brakujące dane.

Klienci: odpowiedź w kilka minut także po godzinach (szkic AI do akceptacji prawnika), follow-up sam przypomina klientowi, który milczy, a od planu Mała kancelaria raport pokazuje, które źródło przynosi sprawy.

Ryzyko: terminy z aktami w jednym kalendarzu i szyfrowane połączenie w każdym planie, a w planie Większa kancelaria dziennik zdarzeń i uprawnienia do spraw.

Zabezpieczenia w planach

Szyfrowanie, retencja i umowa powierzenia obowiązują w każdym planie. Role i uprawnienia, dziennik zdarzeń i eksport danych są w planie Większa kancelaria. SSO, polityka haseł i sesji, umowa powierzenia na wzorze kancelarii i SLA są w planie Kancelaria sieciowa. Porównanie w cenniku oprogramowania dla kancelarii.

Zobacz cennik

Solo

Dla adwokata albo radcy prawnego z praktyką jednoosobową.

299 zł netto miesięcznie
Mała kancelaria Wspólny Inbox dla zespołu

Dla kancelarii od 2 do 5 prawników.

799 zł netto miesięcznie
Większa kancelaria

Dla kancelarii do 20 osób.

1 999 zł netto miesięcznie
Kancelaria sieciowa

Dla sieci i dużych kancelarii.

od 4 999 zł netto miesięcznie

FAQ

Czy korzystanie z Jurysci narusza tajemnicę zawodową?

Korzystanie z oprogramowania nie zwalnia prawnika z obowiązku zachowania tajemnicy, dlatego Jurysci ogranicza dostęp do spraw do zespołu kancelarii, szyfruje połączenie i opis zapytania i działa na podstawie umowy powierzenia. W planie Większa kancelaria dostęp mają wyłącznie osoby przypisane do sprawy, a dziennik zdarzeń zapisuje historię dostępu. Ocena, czy dane narzędzie spełnia wymagania kancelarii, należy do prawnika.

Jak długo przechowywany jest opis sprawy od klienta?

90 dni od potwierdzenia zapytania. Potem opis jest usuwany. Zapytania, których klient nie potwierdził kodem z maila, są usuwane po 30 dniach.

Czy mogę ograniczyć aplikantowi dostęp do akt?

Tak, w planie Większa kancelaria. Aplikant widzi tylko sprawy, do których został przypisany, a zakres jego uprawnień ustala partner.

Czy zawieracie umowę powierzenia przetwarzania danych?

Tak, z każdą kancelarią. W planie Kancelaria sieciowa umowę powierzenia zawieramy na wzorze kancelarii.

Co się dzieje z danymi po rezygnacji?

Na prośbę kancelarii przekazujemy jej dane, a następnie je usuwamy. W planie Większa kancelaria eksport danych jest dostępny w każdej chwili z poziomu programu.

Porozmawiajmy o bezpieczeństwie Twojej kancelarii

Jeśli potrzebujesz umowy powierzenia na własnym wzorze, SSO albo SLA, porozmawiajmy o planie Kancelaria sieciowa.