AI prawnik w praktyce: analiza akt, chronologia i draft pisma

Model językowy nie ma uprawnień zawodowych, nie odpowiada za sprawę i nie zna jej kontekstu poza tym, co dostanie. Może natomiast w kilka minut przeczytać kilkaset stron, które prawnik czytałby przez cały dzień, i wskazać, gdzie w aktach jest to, czego szukasz. Dlatego najlepiej traktować go jak bardzo szybkiego aplikanta pierwszego roku: przygotuje materiał, ale każde zdanie trzeba sprawdzić, zanim trafi do sądu albo do klienta.

Ta zasada nie jest ostrożnością na wyrost. Odpowiedzialność zawodowa i cywilna za pismo spoczywa na prawniku, który je podpisał, niezależnie od tego, jakim narzędziem się posłużył. Wynik AI jest pomocą, a decyzje, szkic końcowy i podpis zawsze należą do prawnika.

Czym różni się od ogólnego czatu

Ogólny czat AI dobrze radzi sobie z krótkim pytaniem, ale słabo z aktami sprawy. Trzeba wklejać fragmenty, pilnować, czy zmieściły się w rozmowie, a wynik nie jest nigdzie zapisany przy sprawie. Narzędzie zbudowane dla kancelarii działa na całych aktach dołączonych do sprawy, zachowuje odwołania do stron dokumentów i zapisuje wynik obok sprawy, gdzie widzą go osoby z zespołu, które mają do niej dostęp. Jest też kwestia poufności, którą omawiamy osobno w artykule Legal AI a tajemnica zawodowa.

Dobrze zaprojektowana analiza akt nie kończy się na streszczeniu. Streszczenie jest przyjemne w czytaniu, ale rzadko pomaga w pracy, bo gubi szczegóły, na których opiera się argumentacja. Użyteczny wynik ma strukturę, którą prawnik zna z własnych notatek do sprawy:

• chronologia zdarzeń z datami i odwołaniem do strony dokumentu, z którego pochodzi dana informacja,
• strony i uczestnicy postępowania, ich pełnomocnicy i role,
• roszczenia i żądania z kwotami, podstawą i datą wymagalności, jeśli wynikają z akt,
• fakty bezsporne i fakty sporne,
• sprzeczności między dokumentami albo między zeznaniami,
• terminy, które wynikają z akt, na przykład z doręczeń i zarządzeń,
• dokumenty, których w aktach brakuje, a które zwykle są potrzebne w sprawach danego rodzaju.

W Jurysci AI taki zestaw powstaje dla akt liczących kilkaset stron. Każdy punkt wyniku odsyła do miejsca w aktach, więc sprawdzenie trwa chwilę, a nie wymaga ponownego czytania całości.

Chronologia jako punkt wyjścia

W wielu sprawach najwięcej czasu zajmuje ułożenie zdarzeń w kolejności. Umowa z jednego roku, aneks z drugiego, korespondencja mailowa, wezwanie do zapłaty, notatka ze spotkania, a na końcu nakaz zapłaty. Chronologia z odwołaniami do stron pozwala od razu zobaczyć, co się wydarzyło, co jest udokumentowane, a co wynika tylko z twierdzeń strony. Na niej prawnik buduje stanowisko w sprawie i plan dowodowy.

Sprzeczności, które łatwo przeoczyć

Przy aktach na kilkaset stron łatwo nie zauważyć, że świadek w protokole z jednej rozprawy podaje inną datę niż w piśmie złożonym pół roku wcześniej, albo że kwota w wezwaniu do zapłaty nie zgadza się z kwotą w pozwie. Wykrywanie sprzeczności polega na zestawieniu tych samych faktów z różnych dokumentów. AI wskazuje miejsca rozbieżne, a prawnik ocenia, czy to istotna sprzeczność, pomyłka pisarska, czy różnica wynikająca z innego ujęcia tego samego zdarzenia.

Na podstawie uporządkowanych akt AI przygotowuje szkic pisma: sprzeciwu, odpowiedzi na pozew, pisma przygotowawczego, wezwania, wniosku dowodowego. Szkic ma sens, gdy prawnik wcześniej wskazał kierunek, na przykład które zarzuty podnosi i na jakich dowodach się opiera. Bez tego model napisze pismo poprawne językowo, ale ogólne.

Przy pracy ze szkicem warto trzymać się kilku zasad:

• sprawdzić każdą datę, kwotę i sygnaturę z aktami,
• sprawdzić każdy przywołany przepis w aktualnym brzmieniu,
• usunąć argumenty, których kancelaria nie chce podnosić, nawet jeśli brzmią przekonująco,
• dopisać to, czego w aktach nie ma, a co prawnik wie z rozmowy z klientem,
• zachować styl kancelarii, najlepiej przez własne szablony pism.

W Jurysci szablony pism kancelarii są dostępne w module zarządzania sprawami, więc szkic można oprzeć na strukturze, której kancelaria używa na co dzień.

Uwaga na terminy

Sprzeciw od nakazu zapłaty w postępowaniu upominawczym wnosi się co do zasady w terminie dwóch tygodni od doręczenia, apelację w terminie dwóch tygodni od doręczenia wyroku z uzasadnieniem, a zażalenie w terminie tygodnia od doręczenia postanowienia. AI może wskazać daty doręczeń i przypomnieć o terminie, ale ostateczne ustalenie terminu to zawsze obowiązek prawnika. Dlatego terminy wykryte w aktach trafiają w Jurysci do kalendarza sprawy z przypomnieniem, a nie tylko do raportu.

Modele językowe potrafią przywołać orzeczenie, które nie istnieje, z wiarygodnie wyglądającą sygnaturą i datą. To najpoważniejsze ryzyko przy używaniu AI w pracy prawnika. Dlatego każdy wyrok przytoczony przez narzędzie trzeba sprawdzić w źródle: w portalach orzeczeń sądów, w bazie Sądu Najwyższego, w orzeczeniach sądów administracyjnych albo w systemie informacji prawnej, z którego korzysta kancelaria.

Research w Jurysci AI służy do znalezienia kierunku i tez, które warto zweryfikować, a nie do cytowania bez sprawdzenia. Systemy informacji prawnej, takie jak LEX czy Legalis, pozostają dla wielu kancelarii podstawowym źródłem przepisów, komentarzy i orzecznictwa. Jurysci ich nie zastępuje. Zajmuje się aktami konkretnej sprawy i pracą kancelarii wokół niej.

AI daje najwięcej w kilku powtarzalnych sytuacjach:

• przejęcie sprawy w toku, gdy trzeba szybko poznać akta prowadzone wcześniej przez inną kancelarię,
• przygotowanie do rozprawy w sprawie z wieloma świadkami i protokołami,
• sprawy frankowe, w których trzeba z umowy, aneksów i harmonogramu wyciągnąć kwoty, daty i treść klauzul,
• sprawy pracownicze z obszerną korespondencją i dokumentacją kadrową,
• ocena, czy przyjąć sprawę, na podstawie dokumentów przesłanych przez klienta przed konsultacją.

W każdej z nich prawnik i tak musi poznać akta. AI nie zwalnia z tego obowiązku, tylko skraca drogę do miejsc, które wymagają uwagi.

Kiedy AI nie wystarczy

Są też sytuacje, w których narzędzie niewiele pomoże. Słabej jakości skany z odręcznymi dopiskami bywają odczytane z błędami. Sprawy, w których kluczowa jest ocena wiarygodności świadka albo strategia negocjacyjna, wymagają doświadczenia, którego model nie ma. Nowe przepisy, zmienione niedawno, mogą nie być dobrze znane modelowi. W tych przypadkach wynik AI jest tylko punktem startu.

Nie trzeba od razu zmieniać wszystkich procesów. Najlepiej zacząć od jednej sprawy w toku, którą dobrze znasz, i porównać wynik analizy z własną wiedzą o aktach. Wtedy szybko widać, na ile można polegać na chronologii, a gdzie trzeba sprawdzać dokładniej.

• Ustal, kto w kancelarii może wgrywać akta do narzędzia i do jakich spraw.
• Określ, co zawsze sprawdza człowiek: przepisy, sygnatury, terminy, kwoty.
• Oprzyj szkice pism na szablonach kancelarii, a nie na ogólnym wzorze.
• Zapisuj wynik analizy przy sprawie, żeby zespół nie powtarzał tej samej pracy.
• Poinformuj klienta, jeśli uznasz, że wymaga tego umowa albo charakter sprawy.

W Jurysci limit analizy zależy od planu: do 1 000 stron akt miesięcznie w planie Solo, do 5 000 w planie Mała kancelaria, gdzie dochodzi research orzecznictwa i wykrywanie sprzeczności, i do 20 000 w planie Większa kancelaria. Szczegóły są w cenniku.

Wynik analizy najlepiej czytać w odwrotnej kolejności niż akta. Najpierw terminy i brakujące dokumenty, bo to one wymagają działania od razu. Potem sprzeczności, bo pokazują miejsca, w których sprawa może się rozstrzygnąć. Na końcu chronologia i lista roszczeń, które służą do zbudowania stanowiska i planu dowodowego.

Przy każdym punkcie warto zadać sobie jedno pytanie: czy to wynika z dokumentu, czy z twierdzenia strony. Model rozróżnia je, ale nie zawsze trafnie, zwłaszcza gdy pismo procesowe przytacza treść innego dokumentu. Odwołanie do strony akt pozwala sprawdzić to w kilka sekund.

• Terminyporównaj z datą doręczenia w aktach i wpisz do kalendarza sprawy.
• Brakujące dokumentyzdecyduj, które są potrzebne, i poproś o nie klienta w jednej wiadomości.
• Sprzecznościoceń, czy są istotne dla rozstrzygnięcia, czy to pomyłki pisarskie.
• Chronologiauzupełnij o to, co wiesz z rozmowy z klientem, a czego nie ma w aktach.

Co z wynikiem dalej

Wynik analizy nie jest jednorazowym raportem. Gdy do akt dochodzi nowe pismo albo protokół, warto przeanalizować je w kontekście całej sprawy, żeby chronologia i lista sprzeczności były aktualne przed kolejną rozprawą. W zespole, w którym nad sprawą pracuje kilka osób, wspólny wynik przy sprawie oszczędza też czas na wzajemne streszczanie akt. Nowa osoba w sprawie, na przykład substytut albo aplikant, zaczyna od uporządkowanego materiału zamiast od pierwszej strony pozwu.