Program dla kancelarii: cena, koszt abonamentu i porównanie ofert

Ceny pochodzą z publicznych stron producentów. Część z nich to ceny promocyjne albo ceny „od”, czyli za najmniejszy pakiet, więc traktuj tabelę jako punkt wyjścia do rozmowy z dostawcą, a nie ofertę.

Ostatni wiersz jest w tabeli celowo. Kancelarie często porównują program do zarządzania z systemem informacji prawnej, a to dwa różne wydatki: jeden prowadzi sprawy i klientów, drugi daje dostęp do przepisów i orzecznictwa. Większość kancelarii płaci za oba.

Cztery rzeczy decydują o tym, ile naprawdę zapłacisz.

• Liczba użytkowników. Większość programów liczy cenę za stanowisko albo ma minimalną liczbę licencji. Przy trzech osobach różnica między ofertami bywa niewielka, przy dziesięciu potrafi być kilkukrotna.
• Zakres modułów. Faktury, rozliczanie czasu, portal klienta, aplikacja mobilna, AI i CRM bywają w cenie albo są dopłatą. Pytaj o cenę pakietu, w którym jest wszystko, czego używasz, a nie o cenę „od”.
• Limity AI. Programy z AI zwykle mają limit stron akt albo zapytań w miesiącu. W Jurysci to 1 000 stron akt w planie Solo, 5 000 w planie Mała kancelaria i 20 000 w planie Większa kancelaria.
• Okres umowy. Ceny promocyjne często dotyczą umowy rocznej. Sprawdź, ile kosztuje drugi rok i czy można zrezygnować po miesiącu.

Cena abonamentu to zwykle nie wszystko. Przed podpisaniem umowy zapytaj dostawcę wprost o każdą z tych pozycji:

• wdrożenie i przeniesienie danych z arkuszy albo poprzedniego programu,
• szkolenie zespołu i to, czy jest w cenie, czy liczone za godzinę,
• dopłata za kolejnego użytkownika, gdy do kancelarii dołączy aplikant,
• przestrzeń na dokumenty i opłata po przekroczeniu limitu,
• eksport danych przy rezygnacji i jego format,
• cena po zakończeniu promocji.

Do tego dochodzą wydatki poza programem, które i tak pojawią się w budżecie kancelarii. Pisma do sądów i e-Doręczenia wymagają ważnego podpisu kwalifikowanego w abonamencie dla każdej osoby, która podpisuje dokumenty, a baza przepisów to osobna licencja. Warto policzyć to razem, zanim porównasz dwie oferty.

Adwokat albo radca prawny z praktyką jednoosobową zapłaci najmniej za program, który tylko porządkuje sprawy i terminy: około 80 do 100 zł miesięcznie. Jeśli jednak głównym problemem jest brak stałego dopływu klientów albo czas tracony na pierwsze rozmowy, tańszy program go nie rozwiąże. Jurysci Solo za 299 zł netto miesięcznie obejmuje formularz zapytań z wywiadem AI, CRM, sprawy, do 1 000 stron akt analizowanych przez AI oraz zapytania klientów z portalu z jednego miasta i do trzech specjalizacji.

Ile kosztuje program dla kancelarii od 2 do 5 osób

Przy pięciu osobach Iuscase kosztuje 390 zł netto za trzy stanowiska i po 117 zł netto za dwa kolejne, czyli 624 zł netto miesięcznie. Jurysci Mała kancelaria kosztuje 799 zł netto za pięć kont, ze wspólnym Inboxem, raportem źródeł klientów, lejkiem spraw i 5 000 stron akt w AI. W Kleos cena zależy od pakietu i liczby użytkowników, więc poproś o wycenę dla całego zespołu.

Ile kosztuje program dla kancelarii do 20 osób

Przy 20 osobach cena za stanowisko przestaje być szczegółem. W modelu Iuscase to 390 zł netto plus 17 dodatkowych stanowisk po 117 zł, czyli 2 379 zł netto miesięcznie. Jurysci Większa kancelaria to stała kwota 1 999 zł netto za 20 kont, z rolami i uprawnieniami, dziennikiem zdarzeń, eksportem danych i opiekunem wdrożenia. Powyżej 20 osób i przy kilku oddziałach obowiązuje plan Kancelaria sieciowa od 4 999 zł netto z SSO i SLA.

Najprostszy rachunek to jedna sprawa. Jeśli średnie honorarium w sprawie rozwodowej, spadkowej albo pracowniczej to kilka tysięcy złotych, program, który pomoże przyjąć choćby jedną sprawę więcej w miesiącu, zwraca abonament wielokrotnie. Dlatego przy porównaniu nie pytaj tylko, ile kosztuje program, ale też, co zmienia w liczbie przyjętych spraw i w czasie prawnika.

W Jurysci liczymy to na trzech etapach. Inbox dla kancelarii odpowiada klientowi w kilka minut, także po godzinach, więc mniej zapytań przepada. Wywiad AI zbiera fakty i dokumenty przed konsultacją, więc pierwsza rozmowa jest krótsza. AI dla prawników przygotowuje chronologię i szkic pisma z akt, co oszczędza godziny pracy aplikanta.

• Zapisz liczbę osób w kancelarii dziś i za rok.
• Wypisz trzy rzeczy, które najbardziej przeszkadzają w codziennej pracy: zgubione zapytania, terminy, faktury, czas na akta.
• Poproś każdego dostawcę o cenę dla Twojej liczby osób, z modułami, które rozwiązują te trzy problemy.
• Dolicz wdrożenie, szkolenie i koszt drugiego roku.
• Sprawdź, czy da się zacząć od jednego miesiąca, zanim podpiszesz umowę roczną.

Szczegółową listę kryteriów funkcjonalnych opisaliśmy w artykule program do zarządzania kancelarią prawną: jakie funkcje porównać. Jeśli rozważasz zmianę z Kleos, zobacz też alternatywę dla Kleos z Inboxem i AI.

Tak. Abonament na oprogramowanie używane w kancelarii jest kosztem prowadzenia działalności, a kancelaria będąca czynnym podatnikiem VAT odlicza 23 procent VAT z faktury. Dlatego porównuj oferty w cenach netto, tak jak podają je producenci.

Czy lepiej płacić miesięcznie, czy za rok z góry?

Płatność roczna jest zwykle tańsza, w Jurysci o dwa miesiące. Warto ją wybrać dopiero wtedy, gdy zespół pracuje w programie na co dzień. Na start lepszy jest abonament miesięczny, który można zmienić na roczny bez przenoszenia danych.