Substytucja adwokacka i radcowska: jak zlecić, rozliczyć i nie przegapić terminu

Substytucja to udzielenie dalszego pełnomocnictwa przez pełnomocnika, który sam został umocowany przez klienta. Adwokat może udzielić substytucji innemu adwokatowi, a radca prawny innemu radcy prawnemu. W postępowaniu cywilnym pełnomocnictwo procesowe obejmuje z mocy ustawy umocowanie do udzielenia dalszego pełnomocnictwa procesowego adwokatowi lub radcy prawnemu (art. 91 k.p.c.), chyba że treść pełnomocnictwa to ogranicza. W praktyce adwokaci i radcy prawni udzielają sobie substytucji wzajemnie w sprawach, w których obaj mogą występować.

Substytut działa w imieniu klienta, ale w zakresie wyznaczonym przez pełnomocnika głównego. Pełnomocnik główny pozostaje odpowiedzialny za prowadzenie sprawy i za wybór substytuta, dlatego warto zlecać substytucje osobom, które znasz, albo w miejscu, gdzie zakres zlecenia i kwalifikacje są jasno opisane.

Zanim zlecisz: sprawdź pełnomocnictwo

Przed udzieleniem substytucji przeczytaj ponownie pełnomocnictwo od klienta. Jeśli klient wyłączył możliwość udzielenia dalszego pełnomocnictwa albo ograniczył je do konkretnych osób, substytucja wbrew temu jest błędem, który może mieć skutki procesowe. W sprawach karnych sprawdź treść upoważnienia do obrony lub pełnomocnictwa, bo obowiązują tam przepisy Kodeksu postępowania karnego, a zakres umocowania bywa w upoważnieniu określony wąsko.

Aplikant adwokacki i aplikant radcowski mogą zastępować patrona co do zasady po sześciu miesiącach aplikacji. Zakres tego zastępstwa wyznacza ustawa: nie obejmuje ono na przykład Sądu Najwyższego, Naczelnego Sądu Administracyjnego i Trybunałów, a niektórych pism, takich jak apelacja czy skarga kasacyjna, aplikant nie sporządza i nie podpisuje samodzielnie. W niektórych rodzajach spraw zakres jest jeszcze węższy. Zanim zlecisz rozprawę aplikantowi, sprawdź, czy dana czynność mieści się w jego uprawnieniach i czy aplikant ma upoważnienie od swojego patrona.

Substytucji udziela się na piśmie. Dokument powinien wskazywać co najmniej:

• sąd i sygnaturę akt,
• strony postępowania i klienta, w którego imieniu działa substytut,
• pełnomocnika głównego i substytuta z ich tytułami zawodowymi,
• zakres umocowania, na przykład udział w konkretnej rozprawie albo pełne zastępstwo w sprawie,
• datę i podpis pełnomocnika głównego.

Od dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa lub substytucji pobiera się opłatę skarbową w wysokości 17 zł. Wpłaca się ją na rachunek urzędu miasta lub gminy właściwego ze względu na miejsce złożenia dokumentu, czyli co do zasady według siedziby sądu, a dowód zapłaty dołącza się do substytucji. W niektórych rodzajach spraw, na przykład alimentacyjnych, pełnomocnictwo jest zwolnione z tej opłaty.

Substytut składa w sądzie substytucję wraz z dowodem opłaty, a jeśli w aktach nie ma jeszcze pełnomocnictwa głównego, także jego odpis. Adwokat i radca prawny mogą sami uwierzytelnić odpis pełnomocnictwa. Na rozprawę substytut zabiera legitymację zawodową i togę.

Najczęstsza przyczyna nieudanej substytucji to nie brak kompetencji, tylko brak informacji. Substytut przychodzi na rozprawę, a sąd pyta o stanowisko w kwestii, o której nikt mu nie powiedział. Przed terminem przekaż:

• aktualny stan sprawy w kilku zdaniach i cel tej konkretnej rozprawy,
• kluczowe pisma: pozew lub odpowiedź, ostatnie pisma przygotowawcze, postanowienia dowodowe,
• listę świadków wezwanych na ten termin i pytania, które chcesz im zadać,
• stanowisko klienta w sprawie ugody i granice, w których substytut może się wypowiadać,
• instrukcję, czego nie robić bez konsultacji, na przykład cofnięcia wniosków dowodowych,
• dane kontaktowe na czas rozprawy, jeśli trzeba będzie coś szybko ustalić.

Przy obszernych aktach pomaga krótka chronologia sprawy. W Jurysci można ją przygotować z akt w AI dla prawników i przekazać substytutowi razem ze zleceniem, zamiast wysyłać kilkaset stron do przeczytania w pociągu.

Po rozprawie prowadzonej przez substytuta ryzyko dotyczy przede wszystkim terminów, które zaczynają biec od ogłoszenia orzeczenia albo od czynności na posiedzeniu. Pełnomocnik główny musi o nich wiedzieć tego samego dnia. Najważniejsze sytuacje:

• ogłoszenie wyroku: wniosek o sporządzenie i doręczenie uzasadnienia wyroku składa się w terminie tygodnia od ogłoszenia, a od doręczenia wyroku z uzasadnieniem biegną dwa tygodnie na apelację,
• zobowiązanie do złożenia pisma albo wniosków dowodowych w wyznaczonym terminie,
• wydanie postanowienia, na które przysługuje zażalenie w terminie tygodnia od doręczenia,
• odroczenie rozprawy i nowy termin, który trzeba wpisać do kalendarza.

Dlatego dobra praktyka to krótka notatka z rozprawy przesłana jeszcze tego samego dnia: kto się stawił, jakie wnioski złożono, co postanowił sąd, jaki jest następny termin i jakie zobowiązania nałożono. Warto uzgodnić formę tej notatki w samym zleceniu, żeby substytut wiedział, czego się od niego oczekuje.

Doręczenia elektroniczne

Profesjonalni pełnomocnicy odbierają doręczenia w sprawach cywilnych przez portal informacyjny sądów. Po substytucji sprawdź, kto w danej sprawie otrzymuje doręczenia i czy nie zmieniło się to w związku z udziałem substytuta. Termin liczy się od doręczenia, a nie od chwili, w której pełnomocnik główny o nim się dowiedział.

Wynagrodzenie substytuta ustalają między sobą prawnicy i warto zrobić to przed rozprawą, a nie po niej. W praktyce substytuta wynagradza pełnomocnik główny, który rozlicza się następnie z klientem na zasadach wynikających z ich umowy. Przy ustalaniu kwoty bierze się pod uwagę:

• czas rozprawy i dojazdu,
• stopień skomplikowania terminu, na przykład przesłuchanie kilku świadków zamiast samego ogłoszenia wyroku,
• przygotowanie wymagane przed rozprawą,
• koszty dojazdu i opłatę skarbową, jeśli uiszcza ją substytut,
• sposób rozliczenia, czyli fakturę albo rachunek między kancelariami i termin płatności.

Kodeksy etyki obu samorządów wymagają koleżeńskiego i lojalnego zachowania wobec innych prawników. Substytut nie powinien przejmować klienta pełnomocnika głównego, a pełnomocnik główny powinien terminowo rozliczyć się z substytutem.

Tradycyjnie substytutów szuka się przez znajomych, grupy w mediach społecznościowych i listy mailowe izb. To działa, ale jest czasochłonne i trudno ocenić, czy ktoś naprawdę przyjmie zlecenie na jutro rano. Giełda zleceń prawnik do prawnika porządkuje ten proces: zlecenie ma sąd, godzinę, zakres i kwotę, na przykład „SR Szczecin, 10:30, 600 zł”, a przyjmuje je prawnik, który jest na miejscu.

Na giełdzie substytucji w Jurysci publikujesz zlecenie z zakresem, terminem i wynagrodzeniem, a przyjęcie zlecenia jest potwierdzone w systemie. Oprócz substytucji można tam zlecać także pracę specjalistyczną: prawo własności intelektualnej, podatki, due diligence, prawo niemieckie, research albo przygotowanie dokumentu. Przyjmowanie zleceń jest bez limitu w każdym planie, a liczba publikowanych zleceń zależy od planu, co opisujemy w cenniku.

Lista kontrolna substytucji

• Pełnomocnictwo od klienta pozwala na substytucję.
• Substytut ma uprawnienia do tej czynności i przed tym sądem.
• Substytucja jest na piśmie, z sygnaturą, zakresem i podpisem.
• Opłata skarbowa 17 zł jest uiszczona albo sprawa jest z niej zwolniona.
• Substytut ma stan sprawy, kluczowe pisma i instrukcje.
• Wynagrodzenie i sposób rozliczenia są ustalone przed rozprawą.
• Notatka z rozprawy wraca tego samego dnia.
• Nowe terminy trafiły do kalendarza sprawy z przypomnieniem.

Większość problemów z substytucją powtarza się w różnych kancelariach. Warto je znać, bo każdy z nich łatwo usunąć jednym zdaniem w zleceniu albo jednym dokumentem więcej.

• Substytucja bez sygnatury albo z błędnym sądem. Sąd może mieć wątpliwości, czy dokument dotyczy tej sprawy.
• Brak dowodu uiszczenia opłaty skarbowej. Sąd wzywa wtedy do jej uzupełnienia, co wydłuża sprawę i wymaga dodatkowej korespondencji.
• Zakres substytucji niedopasowany do czynności. Substytucja „do udziału w rozprawie” może nie obejmować na przykład zawarcia ugody.
• Brak informacji o stanowisku klienta w sprawie ugody, przez co substytut nie może odpowiedzieć na propozycję sądu.
• Notatka z rozprawy przesłana po kilku dniach, gdy termin na wniosek o uzasadnienie już biegnie.
• Wynagrodzenie ustalone „na słowo”, bez potwierdzenia kwoty i sposobu rozliczenia.

Dobrym nawykiem jest też potwierdzenie przyjęcia zlecenia na piśmie, choćby jednym zdaniem w wiadomości. Wtedy obie strony wiedzą, że substytut stawi się na termin, a pełnomocnik główny nie musi w dniu rozprawy sprawdzać, czy ktoś faktycznie pojechał do sądu. Na giełdzie zleceń takie potwierdzenie jest zapisane w systemie przy zleceniu.

Substytucja stała i jednorazowa

Substytucja może dotyczyć jednej rozprawy albo całej sprawy. Stała substytucja ma sens, gdy sprawa toczy się w innym mieście i kolejne rozprawy są wyznaczane regularnie. Wtedy warto od razu określić, kto odpowiada za pisma procesowe, kto odbiera doręczenia i jak często substytut informuje pełnomocnika głównego o stanie sprawy. Przy substytucji jednorazowej wystarczy precyzyjny zakres i notatka po rozprawie.