Program do zarządzania kancelarią prawną: jakie funkcje porównać

Pod hasłem „program dla kancelarii” kryją się narzędzia o zupełnie różnym przeznaczeniu. Zanim zaczniesz porównywać, ustal, czego szukasz.

• Systemy informacji prawnej, takie jak LEX i Legalis. To bazy przepisów, orzecznictwa i komentarzy, coraz częściej z asystentem AI do researchu. Są podstawowym narzędziem pracy merytorycznej, ale nie służą do prowadzenia klientów, terminów i akt konkretnych spraw.
• Programy do zarządzania kancelarią, takie jak Kleos czy Clio. Prowadzą sprawy, dokumenty, terminy, czas pracy i rozliczenia. Clio jest szeroko używane na świecie i projektowane przede wszystkim z myślą o rynkach anglojęzycznych, Kleos jest obecny także w Polsce. Zaczynają się zwykle w chwili, gdy sprawa jest już przyjęta. Różnice między Kleos a Jurysci zestawiliśmy na stronie alternatywa dla Kleos.
• Katalogi i porównywarki prawników. Dają kontakt do klienta, ale nie system pracy, a zapytanie trafia do kancelarii w takiej postaci, w jakiej wpisał je klient.

Jurysci łączy elementy, które w innych rozwiązaniach są rozdzielone: zaczyna od pierwszego zapytania klienta, prowadzi sprawę z aktami i terminami, analizuje akta przez AI i dosyła zapytania z portalu. Nie zastępuje systemów informacji prawnej, z których kancelaria korzysta przy researchu.

To rdzeń każdego programu do zarządzania kancelarią. Sprawdź:

• czy sprawa ma sygnaturę, sąd, strony, pełnomocników i wartość przedmiotu sporu,
• czy dokumenty są przypięte do sprawy i czy można je przeszukiwać,
• czy terminy mają przypomnienia i czy widać je w jednym kalendarzu kancelarii,
• czy są szablony pism z automatycznym uzupełnianiem danych sprawy,
• czy kilka osób może pracować przy jednej sprawie bez nadpisywania swojej pracy.

Terminy procesowe to obszar, w którym błąd kosztuje najwięcej. Program powinien pozwalać przypisać termin do osoby i przypominać o nim z wyprzedzeniem, a nie tylko pokazywać go w kalendarzu.

Obszar 2: przyjmowanie klientów

Wiele programów zaczyna pracę od chwili, w której ktoś ręcznie założy sprawę. Tymczasem sporo pracy kancelarii dzieje się wcześniej: zapytanie, pytania uzupełniające, ocena, czy przyjąć sprawę, konsultacja, umowa. Jeśli ten etap odbywa się w skrzynce e-mail, dane trzeba potem przepisywać. Sprawdź, czy program ma formularz dla klientów, CRM z follow-upami i czy przyjęte zapytanie staje się sprawą bez przepisywania. Więcej o wymaganiach wobec tej części piszemy w artykule CRM dla kancelarii: czego wymagać przed zakupem.

Obszar 3: AI na aktach sprawy

Coraz więcej narzędzi oferuje funkcje AI, ale znaczą one różne rzeczy. W systemach informacji prawnej AI pomaga zwykle w wyszukiwaniu przepisów i orzecznictwa. W programie do zarządzania kancelarią liczy się coś innego: praca na aktach konkretnej sprawy. Sprawdź, czy narzędzie przygotowuje chronologię z odwołaniami do stron dokumentów, wskazuje sprzeczności, terminy i brakujące dokumenty oraz czy przygotowuje szkic pisma na szablonach kancelarii. Zapytaj też o limit: ile stron akt można przeanalizować w miesiącu. Opisujemy to szerzej w artykule AI prawnik w praktyce.

Obszar 4: współpraca z innymi prawnikami

Kancelarie regularnie zlecają sobie nawzajem substytucje i pracę specjalistyczną. Zwykle dzieje się to poza systemem, przez telefon i komunikatory. Jeśli program ma giełdę zleceń albo przynajmniej pozwala przekazać fragment sprawy innemu prawnikowi z dokumentami i terminem, oszczędza to sporo czasu. W Jurysci giełda substytucji jest częścią systemu.

Obszar 5: bezpieczeństwo i dane

Program do zarządzania kancelarią przechowuje informacje objęte tajemnicą zawodową. Sprawdź umowę powierzenia przetwarzania danych, szyfrowanie, role i uprawnienia, dziennik zdarzeń oraz możliwość eksportu danych. Zapytaj, gdzie są przechowywane dane i czy dostawca wykorzystuje je w innych celach. Przy funkcjach AI zapytaj osobno, czy treść akt jest używana do trenowania modeli.

Obszar 6: język, procedura i wdrożenie

Program projektowany dla innego systemu prawnego wymaga dopasowania: polskie nazwy sądów, sygnatury, rodzaje pism, terminy procesowe z polskich procedur. Sprawdź, czy program działa po polsku w całości, czy tylko w interfejsie, i ile trwa wdrożenie. Zapytaj, czy dostawca pomaga przenieść dane z obecnego systemu.

Tabela nie ocenia innych dostawców, bo ich funkcje i ceny zmieniają się i najlepiej sprawdzić je bezpośrednio u nich. Służy do tego, żeby każdą ofertę przepuścić przez te same pytania.

Ceny programów dla kancelarii bywają liczone na różne sposoby: za użytkownika, za pakiet funkcji, za liczbę spraw albo w modelu wyceny indywidualnej. Żeby porównać je uczciwie, policz koszt dla swojego zespołu na rok, z funkcjami, których naprawdę potrzebujesz. Dolicz osobne narzędzia, które program zastępuje albo których nie zastępuje: CRM, formularz na stronę, narzędzie AI, system do substytucji.

Zwróć też uwagę, czy koszt zależy od liczby zapytań albo od wartości spraw. Stała opłata jest przewidywalna, a model prowizyjny może być trudny do pogodzenia z zasadami etyki zawodowej. W Jurysci plany mają stałą cenę netto miesięcznie albo rocznie, a limit dotyczy liczby osób i stron akt analizowanych przez AI. Szczegóły są w cenniku, a ceny innych programów zebraliśmy w artykule program dla kancelarii: cena i koszt abonamentu.

• Wypisz pięć sytuacji z ostatniego miesiąca, które sprawiły kancelarii najwięcej kłopotu: zgubione zapytanie, prawie przegapiony termin, szukanie dokumentu.
• Dla każdej sprawdź, jak rozwiązuje ją każdy z porównywanych programów.
• Poproś o demonstrację na fikcyjnej sprawie podobnej do tych, które prowadzisz.
• Sprawdź umowę powierzenia i zasady eksportu danych, zanim wgrasz prawdziwe akta.
• Zacznij od jednego zespołu albo jednej kategorii spraw i rozszerzaj wdrożenie stopniowo.

Program, który dobrze rozwiązuje te pięć sytuacji, będzie lepszym wyborem niż ten, który ma najdłuższą listę funkcji.

Zmiana programu budzi obawy głównie z powodu danych. Dobrze przygotowane przeniesienie składa się z kilku kroków: eksport ze starego systemu, uporządkowanie danych, import aktywnych spraw i terminów, a na końcu sprawdzenie, czy nic nie zginęło. Nie trzeba przenosić wszystkiego naraz. Zakończone sprawy mogą zostać w archiwum starego systemu albo w eksporcie, dopóki nie są potrzebne.

Najważniejsze są terminy. Przed przełączeniem się na nowy program warto porównać listę terminów z obu systemów i przez pierwsze tygodnie sprawdzać kalendarz w obu miejscach. W Jurysci plan Większa kancelaria obejmuje opiekuna wdrożenia i przeniesienie danych.

Przy przenoszeniu danych warto też sprawdzić uprawnienia. W starym systemie dostęp do spraw bywa ustawiony latami i nie zawsze odpowiada obecnemu składowi zespołu. Przeniesienie to dobra okazja, żeby ustalić od nowa, kto widzi które sprawy, i zamknąć dostęp osobom, które już nie pracują w kancelarii.

Najczęstsze błędy przy wyborze programu

• Wybór po liście funkcji, bez sprawdzenia, jak program radzi sobie z codziennymi sytuacjami kancelarii.
• Pominięcie etapu przyjmowania klientów, przez co zapytania dalej żyją w skrzynce e-mail.
• Brak sprawdzenia umowy powierzenia i zasad eksportu danych przed wgraniem akt.
• Założenie, że program zaprojektowany dla innego kraju wystarczy przetłumaczyć.
• Wdrożenie w całej kancelarii naraz, bez okresu próbnego na jednej grupie spraw.
• Porównywanie samej ceny miesięcznej, bez kosztu narzędzi, których program nie zastępuje.

Każdy z tych błędów da się łatwo uniknąć, jeśli wybór zaczyna się od problemów kancelarii, a nie od materiałów sprzedażowych dostawców. Po wdrożeniu warto też wyznaczyć jedną osobę odpowiedzialną za porządek w systemie, która zbiera uwagi zespołu i pilnuje, żeby nikt nie wracał do starych arkuszy i notatek.